如何做會(huì )議流程圖

工作中如何使用思維導圖呢？會(huì )議策劃就是一個(gè)非常好的應用。

一次成功的會(huì )議組織，會(huì )給企業(yè)帶來(lái)很多價(jià)值。但我們在日常工作中，時(shí)常會(huì )感覺(jué)會(huì )議組織非常困難，頭緒很多，分工不清晰。結果造成會(huì )議中的流程混亂或者環(huán)節缺漏。

那么，如何使用導圖來(lái)有條不紊的籌備一場(chǎng)大型會(huì )議呢？我們來(lái)看一個(gè)案例分析。

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一、價(jià)值點(diǎn)

1.全局統籌

會(huì )議和活動(dòng)的流程設計類(lèi)似項目策劃，因為整個(gè)過(guò)程也涉及許多的人員和資源的調配問(wèn)題。使用思維導圖進(jìn)行統籌，能讓我們的會(huì )議環(huán)節更流暢，收效更好。

2.活動(dòng)備案

會(huì )議的組織和策劃需要一定的經(jīng)驗。所以，如何將好的會(huì )議策劃經(jīng)驗保存下來(lái)，并傳遞給其它團隊成員，是每個(gè)組織都在考慮的事情。

如果我們將每次活動(dòng)的工作流程通過(guò)思維導圖進(jìn)行設計，就可以保存下更完整而實(shí)用的會(huì )議策劃材料。便于我們整理出文檔版的工作手冊，也便于下次會(huì )議和活動(dòng)的流程改良。

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二、案例：觀(guān)摩會(huì )策劃

當我們需要組織一次300-500人的大型觀(guān)摩會(huì )時(shí)，可以制作兩張思維導圖。首先思考“前期籌備”，然后進(jìn)行“現場(chǎng)策劃”。觀(guān)摩會(huì )的對象是家長(cháng)和學(xué)生，目的是介紹品牌和相關(guān)課程產(chǎn)品。

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1.演講會(huì )的籌備工作

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這是演講招生會(huì )的前期籌備圖。圖中一共有三個(gè)部分：1目標設定，2目標達成的關(guān)鍵點(diǎn)，3具體準備工作。

第一部分是演講會(huì )的目標。分別是實(shí)現招生，傳播知識和品牌推廣；

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第二部分是實(shí)現每個(gè)目標的關(guān)鍵點(diǎn)。1實(shí)現招生的關(guān)鍵點(diǎn)是：老師選擇、課程設計、現場(chǎng)配合；2實(shí)現知識傳播的關(guān)鍵點(diǎn)是：了解聽(tīng)眾需求和豐富課程內容；3實(shí)現品牌推廣的關(guān)鍵點(diǎn)是：突出企業(yè)標識、贈送特色小禮品和微笑服務(wù)。圖中對每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的實(shí)現方式都制定了相應的行動(dòng)計劃。

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第三部分梳理了四個(gè)準備工作：對外宣傳的計劃，邀約客戶(hù)的計劃，物資準備的計劃，以及員工培訓的計劃。

2.會(huì )議現場(chǎng)工作

會(huì )議現場(chǎng)的工作流程較多，一共分為四個(gè)部分：1開(kāi)場(chǎng)之前的場(chǎng)外工作，2開(kāi)場(chǎng)之前的場(chǎng)內工作，3開(kāi)場(chǎng)之后的授課流程，4課后答疑環(huán)節。由于內容較多，我將電腦上的一張思維導圖分成上下兩張來(lái)呈現。

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其中場(chǎng)外工作包括：迎賓，接待和門(mén)口站位；

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場(chǎng)內工作分為領(lǐng)位和舞臺上配合；授課流程由主持人和主講老師共同完成，有四個(gè)環(huán)節；最后的課后答疑分為場(chǎng)內答疑和門(mén)口答疑。

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每個(gè)環(huán)節在圖中都有詳細的操作指導，比如由誰(shuí)負責，每個(gè)人做什么工作，工作要求和步驟是什么，等等。

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圖中用藍色填充，標出每個(gè)環(huán)節的核心負責人；長(cháng)方形框線(xiàn)，標出了儀表儀態(tài)的統一要求，波浪框線(xiàn)，標出了正式演講課程的內容；同時(shí)，虛線(xiàn)箭頭表達了“表格”與“驗表”之間的對應關(guān)系。

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三、繪制指導

好的，看完大型會(huì )議的策劃導圖案例，我們一起來(lái)總結一下作圖步驟吧。

第一步：明確會(huì )議目標

首先是畫(huà)上中心圖，并填上中心詞語(yǔ)。

然后在第一個(gè)分支上畫(huà)出會(huì )議的目標：比如，“在什么時(shí)間和地點(diǎn)，組織什么會(huì )議？”，“目標邀約人數？”，“會(huì )議的理想效果是什么？”等。

日常工作中，我們可以先用白紙手繪草圖，很便捷。

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第二步：找到會(huì )議成功的關(guān)鍵點(diǎn)

第二個(gè)分支是根據“二八定律”的特點(diǎn)，思考成功實(shí)現目標的核心要素。比如，“最重要的會(huì )議流程是什么？”.“會(huì )議籌備的關(guān)鍵任務(wù)是什么？”等等。

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第三步：制定會(huì )議流程

我們在思維導圖上，具體發(fā)散出會(huì )議組織的各個(gè)環(huán)節要點(diǎn)。

第四步：設置崗位分工和操作要領(lǐng)

在每個(gè)環(huán)節上，我們需要寫(xiě)上詳細的負責人、具體環(huán)節和操作要點(diǎn)等信息。

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四、小結

最后，我們可以總結出會(huì )議策劃導圖的三個(gè)要點(diǎn)：

（1）會(huì )議籌備是起點(diǎn)。包括目標思考、關(guān)鍵點(diǎn)探索和具體準備工作計劃；

（2），需要有清晰的流程和責任到人的分工，才算是較完善的會(huì )議現場(chǎng)計劃；

（3）會(huì )議思維導圖是一個(gè)立體的會(huì )議管理操作手冊，也可以為下次活動(dòng)舉辦提供詳實(shí)的流程指導。

祝每位伙伴善用思維導圖，為工作提速。

作者：宋瑩

思維導圖培訓師，擁有15年思維導圖及腦力開(kāi)發(fā)培訓經(jīng)驗（05年至今），廣州啟思教育創(chuàng )始人，第十屆世界思維導圖錦標賽中國組委會(huì )副秘書(shū)長(cháng)，博贊TBLI思維導圖認證培訓師，MindManager軟件官方特邀講師，國家三級心理咨詢(xún)師，AACTP國際職業(yè)認證講師，北大博雅講壇特約講師，新東方名師堂、清華同方教研院特約講師，河北電網(wǎng)、廣東移動(dòng)特約講師，廣東世腦教育、腦船長(cháng)教育特約講師，廣東外語(yǔ)外貿大學(xué)工商管理學(xué)士，中山大學(xué)公共管理碩士。與北京大學(xué)出版社合作暢銷(xiāo)書(shū)《思維導圖從入門(mén)到精通》和《有效學(xué)習：成為學(xué)習高手》。